Smarta dokument - Makron

Alla dokument som har sidfot och avsändaruppgifter kan använda dina uppgifter som du sparar ned lokalt på datorn. Informationen lägger du själv in i en dialogruta som visas när du öppnar ett dokument med makro (dialogrutorna kan se olika ut beroende på vilket dokument det är). När du fyllt i dialogrutan klickar du på knappen "Spara" så att du kan återanvända informationen.

Gör så här:

1. Ta ned ett dokument, från Dokument Bas, som innehåller makron (dokumentikonen på vår hemsida är markerad med en stjärna) och öppna det i MS Word.

2. Om det inte visas någon dialogruta när dokumentet öppnats kan det antingen vara så att det inte innehåller makron alternativt att du måste göra en säkerhetsinställning i ditt Word, information om detta finns här.

3. Det kan även vara så att dokumentet visas i Word men att det ovanför dokumentet står "Skyddad vy" och en knapp "Aktivera redigering". I detta fall klickar du på knappen "Aktivera redigering".

4. Efter detta kan det visas en ytterligare varning; "Makron har inaktiverats", klicka i sånt fall på knappen "Aktivera innehåll". Därefter kan det visas en dialogruta "Säkerhetsalternativ för Microsoft Office". Bocka i detta fall för "Anse alla dokument från den här utgivaren som betrodda" och sedan "OK".

5. Fyll i dina användaruppgifter och klicka på "Spara" och sedan "OK".

Klart!

Den information i dokumenten som kan använda dina sparade uppgifter är till exempel logotyp för företaget, sidfot med företagsuppgifter, referensuppgift med kontaktinformation, avslutningsfras med namn och titel.

Dina uppgifter kan redigeras och kompletteras i alla dokument som använder uppgifterna. Tillfälliga uppgifter kan användas i olika dokument utan att dessa sparas på datorn. Om flera användare använder samma dator har varje användare egna uppgifter sparade.

Exempel på dokument som använder dina egna uppgifter: I stort sett alla dokument som använder dina egna uppgifter, som namn, direkttelefon, e-post mm., samt dina företagsuppgifter.

Skapa dokumentinnehåll

I vissa dokument, till exempel Innehållsförteckning - A4-pärm (K43103), skapas innehållet i dokumentet via val som användaren gör i ett dialogfönster.

Exempel på dokument där användaren styr innehållet i dokumentet: Innehållsförteckningar för pärmar, pärmetiketter, utvärdering med flera.

Information från Internet

I Forex valutakurser (ForexVk) hämtas dagsaktuella växlingskurser till dokumentet från Forex Bank

Utöka innehållet i skyddade formulärdokument

De flesta dokument med automatiska uträkningar är skyddade formulär med grå formulärfält att fylla i. Dessa måste vara skyddade så att uträkningarna ska fungera i dem. I dokument som våra fakturor, order, tidsredovisningar med flera, innehåller tabeller som till exempel artikellista med uträkningar. De flesta av dessa dokument innehåller funktion för att utöka tabellerna med bibehållna uträkningar och funktionalitet.

Automatisk kopiering av uppgifter

I många dokument används samma uppgifter på flera ställen. Det kan vara uppgifter som företagsnamn, ditt eget namn, person-/organisationsnummer med mera. I de flesta dokument kopieras information automatiskt till rätt ställen i dokumentet, där samma information förkommer på flera ställen.  Funktionaliteten skiljer sig lite mellan mallar och formulär samt mellan 2003 och 2010/2013 dokument.

I dokument som använder tidsredovisning, till exempel Övertidsrapport (K26118), kan beräkning av arbetstid automatiskt utföras när klockslag för arbetets start och slut anges.

I de dokument som använder arbetstid kan arbetets normala start och sluttid anges och sparas.

I reseräkningar sker uträkningar enligt skatteverkets regler för traktamenten och fria måltider. För utrikes resa används automatiskt Skatteverkets traktamentsbelopp för valt land i uträkningarna.

I Faktura för Rot (K23113) och Faktura för Rut (K23115) räknas skattereduktionen ut automatiskt. Hänsyn tas även till tidigare erhållen skattereduktion.

Exempel på dokument med avancerade uträkningar: Dokument med månadsvis tidrapportering av arbetstid, övertidsrapportering, reseräkning med flera dokument.

I många köpe-/säljavtal, till exempel Köpeavtal aktier (JURFOR01), ska belopp anges med både siffror och bokstäver. När belopp anges med siffror genereras samma belopp med bokstäver automatiskt.

I dokument som Betalningspåminnelse (K23101) kan uppgifter hämtas automatiskt från fakturor som finns i Dokument bas, om de har sparats i en förvald mapp. Uppgifter från flera fakturor kan hämtas och sammanställas till samma dokument.

Exempel på dokument som kan hämta uppgifter från andra dokument: Betalningspåminnelse, Räntefaktura.

Ett flertal dokument, till exempel Tidrapportering – Flextid (K26117), har kalenderfunktion för att lägga in vald månad och år i dokumentet. Även de svenska helgdagarna läggs in och markeras med röd text.

Exempel på dokument med kalenderfunktion: Dokument med månadsvis tidrapportering av arbetstid, frånvarorapportering, övertidsrapportering med flera dokument.

De flesta malldokument, till exempel Aktieägaravtal (JURFOR04b), innehåller gula fält som ska ersättas med egna uppgifter, eller tas bort vid val av olika alternativ. Vid utskrift kontrolleras att dessa fält är ersatta i dokumentet. Finns gula fält kvar visas en varning vid utskrift om att det finns fält kvar i dokumentet som bör ersättas/tas bort.

Givetvis går det att skriva ut dokumentet i alla fall om så önskas.

I dokument som ska skrivas ut till ett antal mottagare, till exempel Bekräftelse på ansökan med adresslista (AFFJOB01AL), kan man skapa en adresslista på ett mycket enkelt sätt. Dokumentet kan sedan skrivas ut till samtliga mottagare i listan, eller skickas med e-post.

Har listor skapats tidigare kan de återanvändas, eller användas av olika dokument som använder samma typ av lista. Listor som skapats av personaldokument kan inte användas i dokument under Affärsbrev och vice versa.

Exempel på dokument som använder adresslista: Bekräftelse på ansökan, Besked vid platsansökan, Adressändring, Säljbrev med flera.

Ett kundregister kan skapas automatiskt i dokument där kunduppgifter används, till exempel i dokumentet Faktura (K23103).

Alla dokument som använder kundregister använder samma kundregister så att kunduppgifterna kan återanvändas i olika dokument.

Om flera användare använder samma dator går det att antingen ha samma eller ett eget kundregister.

Exempel på dokument som använder kundregister: Faktura (ett flertal olika), betalningspåminnelse, följesedel, orderbekräftelse, brevmall med flera dokument.